Conceito

Mono Signatário

É quando somente 1 pessoa - representante legal do cliente - assina o documento de vendas.

Múltiplos Signatários

É a opção onde várias pessoas, podendo ser do cliente ou da sua empresa, assinam o documento de vendas.

Entre a primeira e a última pessoa a assinar, o documento fica em status de EM ASSINATURA representado pelo ícone uma ampulheta:

Funções do Signatário

Foi inserida uma lista de funções para cada signatário (mesmo que seja apenas 1, a informação é obrigatória), para registrar o motivo da assinatura. Entre as funções, existem a PARTE, TESTEMUNHA, CONTRATANTE, CONTRATADA, INTERVENIENTE, etc.

Como funciona

Preparação do Documento

Ao gerar um NOVO DOCUMENTO, você visualizará a nova aba Signatários:

Os dados preenchidos na aba Clientes, nos campos de email e representante legal, será automaticamente preenchidas na aba Signatários.

Desta forma, se a intenção for enviar o contrato para apenas 1 signatário (mono signatário), a aba Signatários só precisa ser acessada para definir a função do signatário":

Dependendo do plano contratado, o botão Novo Signatário estará ativo (verde). Nesse caso será possível adicionar novos signatários.

Adicione-os e defina uma função para cada um. Se precisar, delete algum que tenha cadastrado erroneamente.

Obs: Caso seu plano não contemple a função de múltiplos signatários, solicite ao nosso atendimento o upgrade do seu plano, enviando email para [email protected] Consulte os planos em https://www.docsales.com/planos/.

Envio & Assinatura do Documento

Envie o Documento normalmente. Uma vez enviado, novas informações aparecerão na tela de listar Documentos:

Novos elementos:

  • Ícone da ampulheta indica que o documento está em status de "EM ASSINATURA", ou seja, o primeiro signatário já assinou, mas ainda faltam outros assinarem

  • Coluna Assinatura: indica a quantidade de signatários que já assinaram representada pelo ícone verde "joinha" e a quantidade de signatários que ainda faltam assinar, representada pelo ícone amarelo "ampulheta"

  • Copiar link do documento: Cada signatário possui um link específico para assinatura. Caso deseje enviar o link por email ou whatsapp, é necessário acessar o documento e clicar no ícone em destaque acima que COPIA o link do documento.

  • Copiar link do documento: Cada signatário possui um link específico para assinatura. Caso deseje enviar o link por email ou WhatsApp, é necessário acessar o documento e clicar no ícone em destaque acima que COPIA o link do documento.

Regras de assinatura de um documento com múltiplos signatários

1.Se o 1º signatário REJEITAR o documento, ele passa a ficar com status de rejeitado, e nenhum outro signatário poderá realizar nenhuma ação, nem assinar, nem rejeitar.

2. Quanto o 1º signatário ASSINAR o documento, o botão REJEITAR fica oculto para os demais signatários, ou seja, somente o 1º signatário - seja ele quem for - é que pode rejeitar o documento, uma vez aceito por 1 pessoa, os demais não poderão rejeitá-lo.

3. O Comprovante de assinatura (inserido na última página do PDF do documento), listará todos os signatários e seu status de assinatura: assinado ou não assinado.

4. A cada assinatura, o DocSales envia um comprovante de assinatura somente para aquele signatário.

5. Entre o 1º e o último signatários assinarem, o documento fica em status de EM ASSINATURA como visto acima. esse é um status intermediário entre o ENVIADO/LIDO e o ASSINADO. Portanto, enquanto o documento não estiver assinado por todos, nenhuma ação é tomada (envio de email, atualização de CRM, alteração de status para assinado)

6. Quando todos os signatário concluirem a assinatura, o DocSales altera o status do documento para ASSINADO, e a partir daí, (a) notifica todos os signatários, o vendedor e os gestores comerciais por email e atualiza o CRM (caso esteja conectado e configurado para tal).

Para dúvidas adicionais, entre em contato com o nosso time de suporte clicando no ícone de ajuda no canto inferior esquerdo ou enviando email para [email protected]

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