Conforme o uso do DocSales, os documentos de venda passam por diversos estados. Cada um desses estados (status) possui um conjunto de ações que podem ser realizadas e outras ações que não são permitidas, confira abaixo:

STATUS POSSÍVEIS PARA UM DOCUMENTO DE VENDAS:

Em preparação: Quando um Documento de venda está sendo elaborado pelo vendedor/gestor para ser enviada.

Enviado: Quando o Documento de venda finalizado já foi enviado para o cliente.

Lido: Mostra quando o cliente leu o Documento de venda, quanto tempo ele ficou com o documento aberto, quem leu o documento - caso ele tenha enviado para outra pessoa.

Assinado: Quando o cliente assinou o Documento de venda.

Rejeitado: Quando o cliente rejeitou o Documento de venda.

AÇÕES POSSÍVEIS

Todas essas ações você encontra no menu Ações, na tela principal do sistema, ícone com 3 pontos (...)

Editar: Você pode abrir o Documento de venda para editar antes de enviar. No caso de documento rejeitado, você pode editá-lo e enviar novamente se o cliente rejeitou por conta de um erro.

Visualizar PDF: Visualizar o documento no PDF e verificar como está ficando.

Excluir: Excluir o documento do sistema (ação irreversível).

Cancelar: Depois de enviar o documento para o cliente, caso o vendedor decida realizar alguma alteração, é necessário cancelá-lo e o cliente recebe um e-mail de cancelamento.

Enviar: enviar o documento já pronto para o cliente

Clonar: Duplicar o documento de vendas com todos os dados do cliente, produtos e serviços e demais informações. É usada quando você quer mandar um documento igual, mas para outro cliente, você não precisa digitar tudo de novo, basta clonar o documento e o sistema vai criar um outro igual, depois é só trocar os dados do cliente. Outro uso é para os casos de empresas que enviam primeiramente uma PROPOSTA COMERCIAL e depois de assinada, enviam um CONTRATO. Nesse caso basta clonar o documento, alterar o modelo e enviar novamente para o cliente.

Assinar: somente os usuários do tipo GESTOR podem assinar manualmente. é usado nos casos de assinatura do contrato em papel, para informar o sistema que tal documento foi assinado.

Revisar cláusulas: essa função somente os usuários do tipo GESTOR tem acesso e é utilizada para editar cláusulas daquele cliente, sem interferir no modelo original do documento.

Histórico: Histórico completo do documento de vendas: versões, envios, assinatura, reprovação (e seus motivos), expiração.

Mostrar: Visualizar os dados do documento sem poder editar (para quando o documento estiver enviado, lido ou assinado).

Reenviar o documento: para enviar novamente para o cliente por e-mail.

Rejeitar: Rejeitar o documento.

Analytics: acessa o dashboard de estatísticas de tempo que o cliente ficou com o documento aberto, quem leu e pra quem o cliente enviou.

CASOS DE USO

Quando o documento está EM PREPARAÇÃO, é possível:

1- Editar

2- Excluir

3- Enviar

4- Assinar

5- Revisar Cláusulas

Quando o documento já foi ENVIADO é possível:

1- Mostrar

2- Reenviar

3- Assinar

4- Rejeitar

5- Cancelar

Quando o documento foi LIDO é possível:

1- Mostrar

2- Analytics

3- Reenviar

4- Assinar

5- Rejeitar

6- Cancelar

Quando o documento foi ASSINADO é possível:

1- Mostrar

2- Analytics

3- Cancelar

Quando o documento foi REJEITADO é possível:

1- Editar

2- Analytics

3- Cancelar

4- Assinar

Quando o documento está EXPIRADO é possível:

1- Editar

2- Cancelar

3- Clonar

As funções de Histórico, Visualizar PDF, Clonar ficam disponíveis em todos os status

PERGUNTAS FREQUENTES

Enviei uma proposta, mas quero fazer uma alteração.

R: Primeiro você tem que cancelar a proposta, depois você ativa o documento e ele vai ficar com o status de Em preparação, e então edita e envia novamente.

O cliente rejeitou, mas quer que eu faça uma alteração.

R: Como a proposta já está rejeitada basta você editar e enviar novamente.

Para dúvidas adicionais, entre em contato com o nosso time de suporte clicando no ícone de ajuda no canto inferior esquerdo ou enviando e-mail para [email protected]

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