Configure o fluxo de assinatura de um documento, com nossa ferramenta de ordem de assinatura. Veja como é simples!
Depois de fazer o upload do seu PDF e preencher todas as configurações importantes do documento, na aba de signatários irá aparecer essa nova funcionalidade.
O que é a ordem de assinatura?
A ordem de assinatura, permite que você crie grupos de signatários e defina uma ordem, para que o documento seja enviado para o grupo seguinte, apenas quando os anteriores tiverem assinado.
Essa função existe para que você consiga personalizar o fluxo de assinatura, conforme o processo de sua empresa.
Por exemplo: Imagine que para fechar um novo contrato, primeiro o cliente assina; em seguida você e seu gestor; e só então, com todos assinados, o seu contrato deve ser encaminhado para o setor financeiro. Assim ficaria a configuração do seu documento:
- Grupo 1: Seu Cliente recebe o documento, quando tiver assinado, o 2° grupo receberá;
- Grupo 2: Após a assinatura do seu cliente, você e seu gestor recebem o documento, juntos, assinam e o documento é direcionado ao terceiro grupo;
- Grupo 3: Com todas as assinaturas, seu Financeiro recebe o documento para assinar, por e-mail.
Veja a imagem abaixo para verificar como isso é realizado na Docsales:
Como configurar a ordem de assinatura:
Para configurar a ordem de assinatura:
- Clique em Ativar ordem de assinatura;
- Adicione um número, indicando a ordem de assinatura do grupo que esse signatário pertence, nos campos que surgiram ao lado do nome de cada signatário;
- Siga o envio do documento, normalmente.
Nos números ao lado de cada signatário, você consegue criar uma ordem de assinaturas. O documento só será enviado ao signatário seguinte, quando o primeiro assinar, E assim por diante, até chegar ao último signatário.
Link de signatário
O DocSales tem a opção de cópia do link do signatário, com a ordem de assinaturas, o link irá aparecer na ordem de envio definida. Ou seja, quando o documento é enviado ao primeiro signatário, só irá aparecer o link do WhatsApp para esse e não para os demais como mostra a imagem abaixo.
Lembre-se que se houver mais de um signatário com o mesmo número, ambos receberão junto o documento para assinatura, e só será enviado ao grupo seguinte após ambos terem assinado.
Histórico do documento
Acessando o histórico do documento, clicando nos 3 pontos ao lado do documento, na página inicial, você irá ter a rastreabilidade de todas as ações que ocorrem sempre que o documento é enviado, assinado, rejeitado ou cancelado.
Saiba como cadastrar a sua agenda de signatários no DocSales.
Para mais informações da nossa equipe de suporte, entre em contato com o e-mail help@docsales.com