Neste artigo, abordaremos os diferentes Status Possíveis de Documentos no DocSales. Compreender esses estados é crucial para entender as diversas fases pelas quais um documento passa na plataforma, oferecendo orientações valiosas aos usuários.
O artigo fornecerá informações sobre os diferentes Status Possíveis de Documentos no DocSales. Na plataforma, os documentos transitam por diferentes estados, cada um com ações específicas permitidas ou não. Esses status oferecem uma visão clara do progresso do documento e quais etapas ainda precisam ser concluídas.
Ao compreender e aprender sobre esses diferentes estados, os usuários podem melhorar a eficiência e o controle do fluxo de trabalho, sabendo quais ações são possíveis em cada fase do processo de documento no DocSales.
STATUS POSSÍVEIS PARA UM DOCUMENTO:
Em preparação: Quando um Documento está sendo elaborado pelo vendedor/gestor para ser enviado.
Enviado: Quando o Documento finalizado já foi enviado para o cliente.
Lido: Mostra quando o cliente leu o Documento, quanto tempo ele ficou com o documento aberto, quem leu o documento – caso ele tenha enviado para outra pessoa.
Assinado: Quando o cliente assinou o Documento.
Rejeitado: Quando o cliente rejeitou o Documento.
AÇÕES POSSÍVEIS
Todas essas ações você encontra no menu Ações, na tela principal do sistema, ícone com 3 pontos (…)
Editar: Você pode abrir o Documento para editar antes de enviar. No caso de documento rejeitado, você pode editá-lo e enviar novamente se o cliente rejeitou por conta de um erro.
Visualizar PDF: Visualizar o documento no PDF e verificar como está ficando.
Excluir: Excluir o documento do sistema (ação irreversível).
Cancelar: Depois de enviar o documento para o cliente, caso o vendedor decida realizar alguma alteração, é necessário cancelá-lo e o cliente recebe um e-mail de cancelamento.
Enviar: enviar o documento já pronto para o cliente
Clonar: Duplicar o documento com todos os dados do cliente, produtos e serviços e demais informações. É usada quando você quer mandar um documento igual, mas para outro cliente, você não precisa digitar tudo de novo, basta clonar o documento e o sistema vai criar um outro igual, depois é só trocar os dados do cliente. Outro uso é para os casos de empresas que enviam primeiramente uma PROPOSTA COMERCIAL e depois de assinada, enviam um CONTRATO. Nesse caso basta clonar o documento, alterar o modelo e enviar novamente para o cliente.
Assinar: somente os usuários do tipo GESTOR podem assinar manualmente. é usado nos casos de assinatura do contrato em papel, para informar o sistema que tal documento foi assinado.
Revisar cláusulas: essa função somente os usuários do tipo GESTOR tem acesso e é utilizada para editar cláusulas daquele cliente, sem interferir no modelo original do documento.
Histórico completo do documento: versões, envios, assinatura, reprovação (e seus motivos), expiração.
Mostrar: Visualizar os dados do documento sem poder editar (para quando o documento estiver enviado, lido ou assinado).
Reenviar o documento: para enviar novamente para o cliente por e-mail.
Rejeitar: Rejeitar o documento.
Analytics: acessa o dashboard de estatísticas de tempo que o cliente ficou com o documento aberto, quem leu e pra quem o cliente enviou.
CASOS DE USO
Quando o documento está EM PREPARAÇÃO, é possível:
1- Editar
2- Excluir
3- Enviar
4- Assinar
5- Revisar Cláusulas
Quando o documento já foi ENVIADO é possível:
1- Mostrar
2- Reenviar
3- Assinar
4- Rejeitar
5- Cancelar
Quando o documento foi LIDO é possível:
1- Mostrar
2- Analytics
3- Reenviar
4- Assinar
5- Rejeitar
6- Cancelar
Quando o documento foi ASSINADO é possível:
1- Mostrar
2- Analytics
Quando o documento foi REJEITADO é possível:
1- Editar
2- Analytics
3- Cancelar
4- Assinar
Quando o documento está EXPIRADO é possível:
1- Editar
2- Cancelar
3- Clonar
As funções de Histórico, Visualizar PDF, Clonar ficam disponíveis em todos os status
PERGUNTAS FREQUENTES
Enviei uma proposta, mas quero fazer uma alteração.
R: Primeiro você tem que cancelar a proposta, depois você ativa o documento e ele vai ficar com o status de Em preparação, e então edita e envia novamente.
O cliente rejeitou, mas quer que eu faça uma alteração.
R: Como a proposta já está rejeitada basta você editar e enviar novamente.
Saiba mais sobre como editar os modelos de documentos clicando aqui.
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