No DocSales o documento passa por diversos status. Entenda as situações e o que é possível fazer em cada uma delas.
Conforme o uso do DocSales, os documentos passam por diversos estados. Cada um desses estados (status) possui um conjunto de ações que podem ser realizadas e outras ações que não são permitidas, confira abaixo:
STATUS POSSÍVEIS PARA UM DOCUMENTO:
Em preparação: Quando um Documento está sendo elaborado pelo vendedor/gestor para ser enviado.
Enviado: Quando o Documento finalizado já foi enviado para o cliente.
Lido: Mostra quando o cliente leu o Documento, quanto tempo ele ficou com o documento aberto, quem leu o documento – caso ele tenha enviado para outra pessoa.
Assinado: Quando o cliente assinou o Documento.
Rejeitado: Quando o cliente rejeitou o Documento.
AÇÕES POSSÍVEIS
Todas essas ações você encontra no menu Ações, na tela principal do sistema, ícone com 3 pontos (…)
Editar: Você pode abrir o Documento para editar antes de enviar. No caso de documento rejeitado, você pode editá-lo e enviar novamente se o cliente rejeitou por conta de um erro.
Visualizar PDF: Visualizar o documento no PDF e verificar como está ficando.
Excluir: Excluir o documento do sistema (ação irreversível).
Cancelar: Depois de enviar o documento para o cliente, caso o vendedor decida realizar alguma alteração, é necessário cancelá-lo e o cliente recebe um e-mail de cancelamento.
Enviar: enviar o documento já pronto para o cliente
Clonar: Duplicar o documento com todos os dados do cliente, produtos e serviços e demais informações. É usada quando você quer mandar um documento igual, mas para outro cliente, você não precisa digitar tudo de novo, basta clonar o documento e o sistema vai criar um outro igual, depois é só trocar os dados do cliente. Outro uso é para os casos de empresas que enviam primeiramente uma PROPOSTA COMERCIAL e depois de assinada, enviam um CONTRATO. Nesse caso basta clonar o documento, alterar o modelo e enviar novamente para o cliente.
Assinar: somente os usuários do tipo GESTOR podem assinar manualmente. é usado nos casos de assinatura do contrato em papel, para informar o sistema que tal documento foi assinado.
Revisar cláusulas: essa função somente os usuários do tipo GESTOR tem acesso e é utilizada para editar cláusulas daquele cliente, sem interferir no modelo original do documento.
Histórico completo do documento: versões, envios, assinatura, reprovação (e seus motivos), expiração.
Mostrar: Visualizar os dados do documento sem poder editar (para quando o documento estiver enviado, lido ou assinado).
Reenviar o documento: para enviar novamente para o cliente por e-mail.
Rejeitar: Rejeitar o documento.
Analytics: acessa o dashboard de estatísticas de tempo que o cliente ficou com o documento aberto, quem leu e pra quem o cliente enviou.
CASOS DE USO
Quando o documento está EM PREPARAÇÃO, é possível:
1- Editar
2- Excluir
3- Enviar
4- Assinar
5- Revisar Cláusulas
Quando o documento já foi ENVIADO é possível:
1- Mostrar
2- Reenviar
3- Assinar
4- Rejeitar
5- Cancelar
Quando o documento foi LIDO é possível:
1- Mostrar
2- Analytics
3- Reenviar
4- Assinar
5- Rejeitar
6- Cancelar
Quando o documento foi ASSINADO é possível:
1- Mostrar
2- Analytics
Quando o documento foi REJEITADO é possível:
1- Editar
2- Analytics
3- Cancelar
4- Assinar
Quando o documento está EXPIRADO é possível:
1- Editar
2- Cancelar
3- Clonar
As funções de Histórico, Visualizar PDF, Clonar ficam disponíveis em todos os status
PERGUNTAS FREQUENTES
Enviei uma proposta, mas quero fazer uma alteração.
R: Primeiro você tem que cancelar a proposta, depois você ativa o documento e ele vai ficar com o status de Em preparação, e então edita e envia novamente.
O cliente rejeitou, mas quer que eu faça uma alteração.
R: Como a proposta já está rejeitada basta você editar e enviar novamente.
Saiba mais sobre como editar os modelos de documentos clicando aqui.
Para dúvidas adicionais, entre em contato com o nosso time de suporte clicando no ícone de ajuda no canto inferior esquerdo ou enviando e-mail para [email protected]
